What to Prepare Before a First Consultation
Ein Erstgespräch mit einem Spediteur oder Logistikdienstleister ist mehr als eine erste Kontaktaufnahme. Es legt die Grundlage für die vertragliche Zusammenarbeit – und damit auch für die Geltung der Allgemeinen Deutschen Spediteurbedingungen (ADSp). Wer gut vorbereitet kommt, vermeidet spätere Missverständnisse und kann gezielt die für ihn relevanten Haftungs- und Versicherungsfragen klären.
1. Die eigenen Transport- und Lagerbedarfe konkretisieren
Bevor Sie das Gespräch führen, sollten Sie Ihre Güterströme und Lagervolumina möglichst genau beziffern. Die ADSp knüpfen viele Regelungen an die Art des Gutes, den Wert und die Art der Lagerung. Ein Beispiel: Für Gefahrgut oder hochwertige Elektronik gelten andere Haftungsobergrenzen als für Massengüter. Notieren Sie sich, welche Waren Sie regelmäßig versenden, welche Sonderrisiken bestehen und ob Sie eine temperaturgeführte Lagerung benötigen. Je präziser Ihre Angaben, desto passgenauer kann der Dienstleister sein Angebot auf die ADSp-Klauseln abstimmen.
Stellen Sie außerdem eine Liste Ihrer typischen Sendungsgrößen und -frequenzen zusammen. Ein Spediteur, der vorwiegend mit Paletten arbeitet, kalkuliert anders als einer, der auf Stückgut spezialisiert ist. Auch die Frage, ob Sie regelmäßig Teilladungen oder Komplettladungen versenden, beeinflusst die Vertragsgestaltung und die Anwendung der ADSp.
2. Die ADSp-Haftungsregeln im Vorfeld verstehen
Die ADSp enthalten detaillierte Haftungsbestimmungen, die von den gesetzlichen Vorschriften des HGB abweichen können. Im Erstgespräch sollten Sie gezielt nachfragen, welche Haftungsobergrenzen für Güterschäden gelten und ob der Dienstleister eine Transportversicherung anbietet. Die ADSp 2025 haben die Haftungssummen angehoben – ein Punkt, der für Verlader mit hochwertigen Gütern besonders relevant ist.
Bereiten Sie sich darauf vor, Ihre eigenen Versicherungsdeckungen zu erläutern. Viele Unternehmen haben Rahmenverträge mit Versicherern, die mit der Speditionsversicherung verzahnt werden müssen. Klären Sie, ob der Dienstleister eine eigene Versicherungspolice vorlegt oder ob Sie eine zusätzliche Deckung benötigen. Notieren Sie sich offene Fragen zu Ausschlussklauseln, etwa bei höherer Gewalt oder Verpackungsmängeln.
3. Vertragsunterlagen und Nachweise bereithalten
Bringen Sie zum Erstgespräch folgende Unterlagen mit: eine aktuelle Handelsregisterauszug Ihres Unternehmens, eine Übersicht Ihrer allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) sowie ggf. bestehende Rahmenverträge mit anderen Logistikdienstleistern. Die ADSp sehen vor, dass Abweichungen von den Standardbedingungen schriftlich vereinbart werden müssen. Wenn Sie also bestimmte Haftungsgrenzen oder Kündigungsfristen individuell regeln möchten, ist es hilfreich, wenn Sie Ihre Wunschklauseln bereits formuliert haben.
Legen Sie auch eine Liste Ihrer aktuellen Lieferanten- und Kundenadressen bereit, sofern diese für die Transportwege relevant sind. Der Spediteur kann dann besser einschätzen, ob er die gewünschten Relationen bedienen kann und welche ADSp-Regelungen für grenzüberschreitende Sendungen greifen. Vergessen Sie nicht, eine Vollmacht oder Entscheidungsbefugnis für die Person mitzubringen, die den Vertrag unterzeichnen soll.
4. Fragen zur Dokumentation und digitalen Frachtbriefen
Die ADSp 2025 legen verstärkt Wert auf die digitale Frachtdokumentation. Fragen Sie im Gespräch, ob der Dienstleister elektronische Frachtbriefe (eCMR) unterstützt und wie die Archivierung von Lieferscheinen und Zolldokumenten geregelt ist. Eine klare Absprache zur Dokumentation vermeidet spätere Streitigkeiten über den Zustand der Ware bei Anlieferung.
Notieren Sie sich, welche Schnittstellen der Spediteur für den Datenaustausch anbietet. Viele Logistiker arbeiten mit Portalen oder EDI-Schnittstellen, die eine automatische Übermittlung von Sendungsdaten ermöglichen. Prüfen Sie, ob diese Systeme mit Ihrer eigenen IT-Landschaft kompatibel sind. Die ADSp verlangen keine bestimmte Technik, aber eine nachweisbare Dokumentation der Transportkette.
5. Nächste Schritte und offene Punkte festhalten
Am Ende des Gesprächs sollten Sie eine schriftliche Zusammenfassung der besprochenen Punkte erhalten. Klären Sie, bis wann der Dienstleister ein schriftliches Angebot vorlegt und welche Unterlagen er dafür noch benötigt. Vereinbaren Sie einen konkreten Termin für die Vertragsunterzeichnung, falls alle Bedingungen erfüllt sind.
Halten Sie fest, welche ADSp-Klauseln für Sie besonders wichtig sind – etwa die Haftungsbegrenzung bei Lagerverlust oder die Regelungen zur Kündigungsfrist. Wenn Sie Abweichungen wünschen, sollten diese im Angebot explizit genannt werden. Ein gut vorbereitetes Erstgespräch spart Zeit und schafft Vertrauen, bevor die eigentliche Zusammenarbeit beginnt.
